Lorsqu’un collaborateur d’une entreprise est amené à effectuer un voyage d’affaires, il doit pouvoir bénéficier d’une solution de paiement optimale. Cette solution devra permettre au collaborateur de pouvoir effectuer son voyage d’affaires dans de bonnes conditions et à l’employeur de garder le contrôle des dépenses réalisées. Les billets d’avion, le déplacement sur place, l’hôtel, la communication, les retraits et les repas demandent en effet un moyen de paiement facile. Il existe 2 principaux moyens de paiement pour les voyages d’affaires. Le choix de l’un d’eux dépend des besoins du collaborateur, de l’employeur et de l’objectif du voyage. Voici les points clés à connaître sur ces solutions de paiement.

Les moyens de paiement virtuels

La carte virtuelle

La carte de paiement virtuelle permet de centraliser toutes les dépenses du collaborateur pour permettre une meilleure gestion de celles-ci. Elle consiste à créer une carte virtuelle temporaire auprès d’une banque ou d’un organisme de voyages. Lors de la création de celle-ci, le collaborateur obtient donc un numéro à 16 chiffres qui lui permettra d’effectuer ses dépenses. Tous les débits seront effectués directement sur le compte de l’entreprise. L’employeur pourra cependant, fixer lui-même les paramètres d’utilisation de la carte virtuelle. Il définira donc, par exemple, le montant limite ainsi que la durée de validité de la carte avant de la confier à son collaborateur. Les dépenses sont ainsi centralisées à la fin du voyage et apparaîtront sur une facture unique adressée à l’employeur. Ce mode de paiement est un moyen sécurisé d’effectuer ses achats lors d’un voyage d’affaires. Comme il ne contient pas de moyen de paiement physique, il sera utile surtout dans le cas où le collaborateur devra effectuer la plupart de ses achats en ligne ou pour les réservations d’hôtels. La visibilité sur les dépenses est optimisée pour l’employeur, c’est donc lui qui en garde le contrôle. C’est le mode de paiement recommandé pour les voyages d’affaires ponctuels.

La carte logée

La carte logée est semblable à la carte virtuelle dans son utilisation. Dans ce cas aussi, les dépenses sont centralisées et prélevées directement sur le compte de l’entreprise avec facturation. La carte logée est aussi une carte virtuelle mais elle est, comme son nom l’indique, directement logée au sein de l’agence de voyages ou de l’outil de réservation en ligne utilisé. C’est donc un moyen de paiement intégré au mode de réservation du voyage. Il sera donc particulièrement pratique pour regrouper sur la même facture toutes les dépenses liées à la réservation des billets d’avion ou de train, d’hôtels et de location de voitures. De plus, les factures plus détaillées fournies par l’agence de voyages permettront de négocier les prix avec les différents fournisseurs en cas de voyages d’affaires répétés.

Les moyens de paiement matériels

La carte corporate

La carte corporate est une carte d’affaires proposée par la plupart des grandes banques. C’est une carte de paiement physique remise à l’employeur et qui peut être confiée à ses collaborateurs. Selon les banques et la taille de l’entreprise, de nombreuses cartes adaptées peuvent être proposées. La carte corporate permet à l’employeur de suivre en temps réel les dépenses de son collaborateur au moyen du reporting en ligne. Elle ne permet cependant pas de regrouper les paiements et de les centraliser dans une facture unique. Cette solution de paiement est donc une solution idéale pour toutes les dépenses annexes que devra effectuer le collaborateur. Elle permettra de payer le restaurant, le taxi ou même de retirer des espèces. Elle doit cependant être accompagnée d’une assurance en cas de vol ou de perte. Le choix de l’utilisation d’une carte corporate est donc basé sur la confiance mais dispose de nombreux avantages : assistance gratuite, réductions auprès des partenaires des banques, programmes de fidélité, etc. C’est une solution adaptée lorsque les voyages d’affaires sont effectués régulièrement par des collaborateurs différents et pour tous les paiements ou les cartes virtuelles ne suffisent pas.

La carte prépayée

Cette solution de paiement est une solution pratique dont l’utilisation est semblable à celle d’une carte corporate. La différence avec cette dernière est que la carte prépayée est à usage unique. Elle est souvent reliée à un compte de l’entreprise dédié aux voyages d’affaires. Le montant de la carte prépayée est fixé par l’employeur qui pourra suivre en ligne toutes les dépenses du collaborateur. Une carte prépayée est une solution pratique pour les voyages d’affaires uniques. Elle permet au collaborateur de disposer d’un moyen de paiement pour tous ses frais tout en permettant à l’employeur de garder le contrôle des dépenses